Рекомендации по работе с почтой


НЕМНОГО ТЕОРИИ

Работа с электронной почтой напоминает работу обычного почтового узла. Письмо отправителя через почтовый ящик попадает в местное почтовое отделение. Там оно сортируется и с помощью транспортных средств направляется на почтовый узел адресата. В свою очередь, это почтовое отделение доставляет письмо в почтовый ящик получателя.

Аналогично, в электронной почте роль почтовых узлов играют почтовые серверы. Поскольку в качестве транспортных средств служат высокоскоростные телекоммуникационные каналы, эффективность доставки электронной почты в тысячи раз выше. Сервер, отправляющий почту, называется исходящим. Сервер, принимающий почту, называется входящим. Для небольших организаций роль исходящего и входящего серверов, как правило, выполняет один и тот же сервер. Все зависит, конечно же, от нагрузки на почтовый сервер. Специфика информации, передаваемой между различными серверами и между сервером и клиентом, описывается с помощью специальных протоколов. В настоящее время между серверами в качестве стандартного принят протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты). Именно по этому протоколу сейчас происходит передача и прием почти всей электронной почты между серверами. Работу с почтой на сервере выполняет специальная программа MTA (Mail Transfer Agent - агент передачи почты).

Клиент (пользователь) общается с почтовым сервером с помощью своей любимой программы просмотра почты (например, Outlook Express, The Bat или любой другой). Наибольшее распространение для обмена информацией между сервером и клиентом получил в свое время протокол POP (Post Office Protocol - протокол почтового офиса). В настоящее время чаще всего используется 3-я версия этого протокола, т.е. POP3. С помощью этого протокола клиент идентифицируется на сервере, передавая имя и пароль своей учетной записи. После этого происходит стандартный сеанс обмена входящими и исходящими файлами сообщений между сервером и клиентом. Прочитав доставленную почту и подготовив ответные сообщения, клиент вновь выполняет сеанс обмена сообщениями с почтовым сервером (обычно нажав кнопку "Доставить почту" или аналогичную).

Технологию работы с электронной почтой кратко можно описать следующим образом. Простейший почтовый POP3-клиент организует на локальном компьютере, как правило, пять стандартных папок:

Все исходящие сообщения, доставленные от клиента на сервер, попадают сначала в специальную папку, называемую "очередью почтовых сообщений". MTA просматривает поочередно каждое сообщение и пытается соединиться с почтовым сервером адресата этого сообщения. Если соединение удачно, то сообщение передается, освобождая при этом очередь. Если соединиться с сервером адресата не удается, то передача данного сообщения откладывается, а MTA переходит к попытке отправить следующее в очереди сообщение. Повтор передачи неотправленных сообщений определяется установками сервера и обычно составляет 10-15 минут.

Все поступающие от внешних серверов (входящие) сообщения на почтовом сервере (MTA) попадают сначала во временную папку, называемую "спулером почты", и раскладываются по почтовым ящикам клиентов. В простейшем случае почтовый ящик представляет собой обычный файл, называемый по имени клиента. Новые поступающие сообщения просто дописываются в конец такого файла. Здесь сообщения могут оставаться сколь угодно долго до тех пор, пока клиент не выполнит сеанс обмена сообщениями с сервером. При этом почтовый ящик в спулере обычно опорожняется (входящие сообщения передаются на локальный компьютер клиента), а исходящие сообщения от клиента (если они есть) помещаются в очередь почтовых сообщений на сервере и ждут своей отправки. Таким образом, под почтовым ящиком обычно понимают именно файл с входящими сообщениями клиента, располагающийся в почтовом спулере. Для организации почтового ящика администратор должен завести на почтовом сервере учетную запись клиента.

Протокол POP3 служит только для обмена сообщениями клиента с сервером. Однако он не позволяет клиенту управлять самим почтовым ящиком. Для целей расширенного управления почтой был разработан новый почтовый протокол IMAP (Internet Message Access Protocol - протокол доступа к сообщениям Интернет). В настоящее время используется 4-я версия протокола - IMAP4. Для работы этого протокола на почтовом сервере для каждого клиента организуется так называемая "домашняя" папка. Все домашние папки располагаются в специальном защищенном месте сервера. Доступ к домашней папке имеет только ее владелец (клиент) и администратор. При работе по протоколу IMAP клиент не обменивается сообщениями с сервером, а подключается к своей домашней папке, которая находится на этом сервере. При этом из стандартных почтовых папок папки ВХОДЯЩИЕ и ИСХОДЯЩИЕ не организовываются, поскольку роль первой играет сам почтовый ящик, а вторая просто не нужна, поскольку исходящие сообщения сразу направляются в очередь почтовых сообщений. С помощью протокола IMAP клиент может организовать собственные правила раскладки или фильтрации почты. Например, можно создать внутри домашней папки подпапку "Прайс-листы" и настроить правило, по которому все сообщения, имеющие в названии темы слово "прайс", MTA автоматически будет перекладывать в подпапку "Прайс-листы". Или можно создать правило, по которому все сообщения от некоторого надоедливого адресата просто будут удаляться. Помимо этого, протокол IMAP не исключает возможность пересылки и сохранения любого сообщения на локальный компьютер клиента. Подобные свойства делают данный протокол весьма привлекательным для опытных пользователей, но достаточно сложным для начинающих. Для организации, имеющей корпоративный почтовый сервер, работа с протоколом IMAP предпочтительна, поскольку при этом все сообщения клиентов хранятся на почтовом сервере, который работает круглосуточно и обслуживается достаточно квалифицированным персоналом. Клиент может получить доступ ко всем своим сообщениям (как новым, так и старым) с любого компьютера организации. При работе по протоколу POP3 сообщения обычно забираются на локальный компьютер. Поэтому, если клиент вынужден работать на различных компьютерах организации, все его сообщения оказываются разбросанными по этим компьютерам. Включать свойство "Оставлять сообщения на сервере" в учетной записи клиентской почтовой программы при работе по POP3 не рекомендуется, поскольку обычно администраторы ограничивают размеры почтовых ящиков, а при их переполнении прием почты прекращается. К тому же не забывайте, что система на клиентских компьютерах гораздо чаще подвержена краху из-за низкой ответственности или квалификации некоторых работающих на них пользователей.

РЕКОМЕНДАЦИИ 

Достаточно распространенной ошибкой многих пользователей при работе с электронной почтой является устойчивое нежелание организовать порядок в собственной переписке, за исключением тех тривиальных случаев, когда почта читается и сразу же удаляется за ненадобностью. Обычно же у большинства пользователей, работающих по протоколу POP3, на локальном компьютере в папке ВХОДЯЩИЕ образуется настоящая свалка из десятков, а то и сотен сообщений. Найти потом какую-то важную информацию в этой куче сообщений бывает весьма затруднительно.

Первая рекомендация для пользователей, работающих по любому протоколу, - РАЗБИРАЙТЕ СВОЮ ВХОДЯЩУЮ ПОЧТУ! Как внутри домашней папки (IMAP), так и на локальном компьютере (POP3) помимо стандартных почтовых папок пользователь может создать любое количество собственных дополнительных папок, например, "Прайс-листы", "Научная работа", "Переписка с друзьями", "Проект ОМЕГА", "Прочие" и т.п. Просматривая входящую почту, перетаскивайте соответствующее сообщение в предназначенную для него папку. После разборки почты папка входящих сообщений оказывается очищенной. При этом удобнее в дальнейшем просматривать новую почту, а при работе с протоколом IMAP происходит полезная очистка почтового ящика, что исключает его переполнение. Оставлять сообщения прямо в почтовом ящике (при работе по IMAP) крайне нежелательно, поскольку почтовый ящик располагается во временном незащищенном хранилище - почтовом спулере - и при недосмотре администратора некоторые посторонние пользователи могут получить к нему доступ. К тому же остается опасность переполнить ящик, особенно после получения нескольких сообщений с присоединенными файлами большого размера. Разборка почты наведет порядок в Вашей переписке и сделает работу с электронной почтой удобной и приятной.

Следующая рекомендация касается различных подписок и почтовых рассылок. Будьте очень осмотрительными. Некоторые пользователи организовывают по несколько различных подписок, порой весьма сомнительных, а потом просто "забывают" их просматривать. Обилие входящих сообщений бывает столь огромным, что ящик размером в 5-10 мегабайт переполняется буквально за 1-2 суток. Отменить подписку некоторые пользователи из-за низкой квалификации не в состоянии, в результате чего администраторам приходится просто закрывать их почтовые ящики.

Теперь по поводу почтовых вирусов. Практически все подобные "произведения" рассчитаны на естественное человеческое любопытство. Например, злоумышленник по перехваченным почтовым адресам рассылает заманчивые предложения с прикрепленной вирусной программой. Пользователю предлагается посмотреть нечто интересное, запустив прикрепленную программу. При этом сообщение о возможных вирусах любопытный пользователь просто игнорирует. Последствия подобных запусков обычно бывают печальными, причем часто не сразу, а спустя некоторое время. Никогда не открывайте прикрепленные файлы в НЕЗНАКОМЫХ почтовых сообщениях. Лучше сразу же удалите такое сообщение. Один из самых первых опасных почтовых вирусов "I LOVE YOU" ("Я люблю тебя") как раз и был рассчитан на то обстоятельство, что редкий человек удержится не заглянуть в прикрепленный файл с подобным сообщением. Некоторые злоумышленники используют свойства некоторых развитых клиентских почтовых программ автоматизировать работу клиента с помощью выполнения так называемых макросов - простых программ-сценариев, выполненных в виде текста на некотором языке программирования (например, Visual Basic). В сообщение встраивают макрос, выполняющий роль вируса. Просто открыв сообщение для просмотра, Вы сразу же незаметно для себя запускаете некоторый вирусный сценарий, который может уничтожить все данные на Вашем компьютере. Подобным вирусным атакам чаще всего подвергаются почтовые клиенты Outlook, особенно старых версий. Проконсультируйтесь у обслуживающего персонала по выбору надежной почтовой программы.

WEB Mail

На нашем сайте предлагается доступ к простой клиентской почтовой программе Squirrelmail ("Беличья почта"), работающей прямо через Web-браузер по протоколу IMAP. С ней могут работать все пользователи, имеющие почтовый ящик на нашем сервере. Ее преимущества состоят в том, что она практически не требует настройки, проста и удобна в работе, доступна как из сети факультета, так и из любого места всемирной сети Internet. К тому же работа с данной программой организована с помощью специального протокола (SSL-3), обеспечивающего шифрование всей информации между Вашим браузером и сервером. При входе в почтовую программу браузер сообщит, что сертификат, выданный серверу, подписан организацией, не входящей в список доверенных. Действительно, данный сертификат подписан нами же, поскольку получение настоящего сертификата от доверенных организаций достаточно дорого и срок действия такого сертификата ограничен (1-2 года). Вам следует подтвердить свое доверие данному сертификату. Не нужно опасаться каких-либо негативных последствий. Скорее, наоборот, - Ваше имя и пароль, как и вся последующая информация, будут передаваться по сети в зашифрованном виде. Так что ни один злоумышленник не сможет перехватить или подсмотреть Ваш пароль или сообщения. Squirrelmail предоставляет практически все основные возможности протокола IMAP по фильтрации почты. В программу встроена система помощи, которая позволит легко разобраться с основными возможностями программы. Squirrelmail не подвержен компьютерным вирусам. Поэтому основная опасность возникнет для Вас только тогда, когда Вы, игнорируя уже высказанные рекомендации, откроете вложенный файл в незнакомом сообщении. Если Вы всегда работаете по протоколу IMAP и держите почту на нашем сервере, то доступ к ней с помощью Squirrelmail Вы сможете получить как из университета, так и из дома, командировки, от друзей или знакомых, Internet-кафе, короче из любого места, где есть Web-браузер и выход в Internet. Следует просто ввести адрес нашего Web-сервера: http://ief.tup.km.ua. Помните только, что папка "Входящие" непосредственно отображает содержимое Вашего почтового ящика, расположенного в почтовом спулере. Папки "Drafts", "Sent" и "Trash", а также все дополнительно созданные Вами папки размещаются в Вашей защищенной домашней папке на этом же почтовом сервере. Не забывайте разбирать почту из Вашего почтового ящика ("Входящие").


© 2002 Кафедра АСМЕ, Інженерно-економічний факультет